Plantilla Excel de ingresos y gastos de Airbnb: qué registrar y cómo organizarla

Las cuatro áreas que necesita tu hoja de cálculo

Utiliza identificadores de propiedad coherentes en todo el archivo. Una lista validada o desplegable evita que «Apartamento 1» y «Apto. 1» se interpreten como viviendas distintas. Añade el mes y la disponibilidad necesarios para calcular la ocupación.

Qué incluir en cada fila de reserva

Utiliza una fila por estancia completada y comprueba que no haya identificadores duplicados. Separa las reservas futuras del informe de estancias completadas. Documenta el tratamiento de devoluciones, cancelaciones y estancias que cruzan el cierre mensual.

Si copias un pago de plataforma, comprueba primero qué comisiones ya se han descontado. Partir de un ingreso neto y restarlas otra vez reduce artificialmente el resultado. Consulta cuánto queda de Airbnb después de gastos.

• Identificador único de reserva y de propiedad.
• Fechas de entrada y salida.
• Ingresos de alojamiento y limpieza por separado.
• Comisiones reales de plataforma.
• Limpieza pagada, lavandería y consumibles.
• Otros costes directos con una explicación breve.

Registra los gastos generales en una tabla aparte

Anota fecha, propiedad, categoría, importe y una observación o referencia de factura. Electricidad, internet, seguros, software, reparaciones y suministros generales no siempre pertenecen a una reserva concreta.

Evita registrar la misma limpieza en la tabla de estancias y en la de gastos generales. Utiliza la lista de gastos de alquiler vacacional para decidir dónde corresponde cada coste y conserva ese criterio.

Mantén las reparaciones excepcionales con una nota clara. Es más fácil explicar un pico de costes cuando el motivo permanece vinculado al registro.

Convierte los datos en beneficio mensual

El margen del ejemplo es 1.800 € ÷ 3.000 € × 100 = 60 %. El resultado excluye impuestos, financiación y ajustes contables. Mantén visible esta distinción al identificar una cifra de beneficio.

Añade las diez métricas mensuales de un dashboard de Airbnb: ingresos, costes, beneficio, margen, ocupación, ADR, RevPAR, resultado por estancia, beneficio por noche y duración media. Utiliza solo alojamiento para ADR y RevPAR.

Protege las celdas con fórmulas y diferencia visualmente las celdas de entrada. Si un denominador vale cero, muestra N/D para ese ratio en lugar de ocultar el error con un cero aparentemente significativo.

Comprobaciones antes de confiar en el archivo

Guarda una copia antes de modificar fórmulas y prueba un ejemplo pequeño cuyo resultado conozcas. Si editan varias personas, acordad quién realiza el cierre mensual y cómo se registran las correcciones.

• Revisa fechas, identificadores y duplicados.
• Concilia ingresos con los registros de origen.
• Comprueba que cada comisión se resta una sola vez.
• Contrasta costes con facturas y recibos.
• Mantén el mismo periodo y moneda.
• Investiga noches ocupadas superiores a las disponibles.

Utilizar Hostpartner en Excel 365 o Google Sheets

Host Profit Dashboard está diseñado para una a siete propiedades y dispone de ediciones separadas para Excel 365 y Google Sheets. Los datos se introducen manualmente; no importa automáticamente reservas ni movimientos bancarios.

Puedes solicitar el recurso desde el formulario de la web. Esta guía describe la estructura y su uso; no contiene una descarga independiente de una hoja de cálculo.

Si gestionas varias viviendas, aplica una comparación coherente de rentabilidad para asegurarte de que todas siguen las mismas reglas.